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公司會議管理制度
來源:http://www.bcnmoy.live   作者:上海注冊公司    日期: 2014-09-05 08:36:33   點擊率: 1796    文字大小:  

一、目的
為規范公司會議管理,提高會議質量,降低會議成本,特制定本制度。

二、適用范圍

適用于公司全體員工。

三、運行原則
為使公司的會議管理規范化和有序化,提高會議形式的行政決策效率,特制定本制度。公司會議制度本著精簡、有效、節儉的原則運行。

四、會議類別
1.領導班子會議。
(1)由經理本人發起的內部高層會議。
(2)參加人員為經理、各分管副經理或相關議題的負責人。
(3)會議不定時召開,由經理本人或綜合辦發出通知,綜合辦負責收集和記錄會議議題。
(4)會議紀要由綜合辦負責整理,各相關部門負責落實會議決議。
2.經理辦公會議。
(1)經理辦公會是由經理本人或委托人定期召開的工作例會。
(2)參加人員為經理、各分管副經理三及相關的科寢負責人。
(3)時間原則上定為每月固定日期召開。
(4)例會由綜合辦轉發通知,并做好會議1喲相關準備工作。
(5)會議紀要由綜合辦負責整理,并寺于次日呈經理審閱后發放至各有關科室。
3.科室例會。
(1)科室例會是由各科室負責人定期召開的工作例會。
(2)原則上定為每周一次。
(3)例會時間由各科室根據科室工作特點合理安排,以不影響日常工作的正常進行為原則。
4.科室聯合會議。
(l)科室聯合會議是由經理或各分管經理發起召開的跨科室協調、協作專題會議。
(2)會議由綜合辦轉發通知,并安排時間、地點。
(3)會議紀要由綜合辦負責整理,并于次日呈經理審閱后發放至各有關科室。
5.其他會議管理。
(1)綜合辦每月應將公司例會和各種臨時會議,統一編制《會議計劃》并印發給公司領導和各科室及有關人員。
(2)凡綜合辦已列入《會議計劃》的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排其他會議時,召集單位應提前報請綜合辦以便進行調整。
(3)對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議,綜合辦有權安排合并召開。

五、會議要領
1.與會人員發言內容不能偏離了議題,應就會議題積極發言
2,發言一定要客觀、公正,不能借機徇私或爭奪個人利益。
3.與會人員要專心聆聽發言,禁止打斷別人發言。
4.發言者不能過于針對某些人,應就具體事實展開發言。
5.與會人員應根據準備的資料積極發言,禁止回避發言。
6.發言應抓住重點,言簡意賅,通俗易懂,不能過于冗長。
7.發言人要肯于接受不同意見,保持友好的討論氣氛。

六、會議程序
1.會前準備。
(1)所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好相關準備工作(包括提前擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、安排通知與會人等,落實會場、備好座位、紀念品及各種所需物件)。
(2)對定期的常規會議,在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。
(3)對不定期的重要會議,組織者應提供會議相關資料并上報申請,該申請批準后方可執行。該資料包括以下幾點。
A.會議名稱、會議主旨和目標。
B.會議時間、地點、議程、議項。
C.會議主持人、出席人員(名單)。
D.會議財務(支出收入)預算、現有籌備情況及進展。
E.(可能)存在的問題、解決方案及要求、籌劃時間進度表。
2.會議通知。
(1)根據會議擬訂會議通知,并提前張貼或發送。
(2)出席會議的重要或主要人員,應通過電話等方式確認是否能如期出席,并適時做出相應安排。
3.會場準備。會議組織者及時準備會議場所、會議文件或資料。必要時要進行會場布置、設備調試。對重點發言對象須確保其發言。
4.會議記錄。會議進行中要做好記錄。記錄方式最好為速記筆錄,必要時可錄音、錄像,妥善保存記錄材料。

七、會議秩序與紀律
1.嚴格遵守開會時間,不得無故遲到或早退,特殊情況下,必須要經會議主持人批準。
2.會議期間手機應調至靜音或振動狀態,重要事情到會議室外接聽。
3.會議發言應簡明扼要,避免發表與會議無關的話題,會議主持者有權提示發言人,其他人員無權打斷發言人的發言。
4.凡是違反會議秩序者,會議主持人有權給予通報批評,由綜合管理辦公室行專人監督執行。
5.會議應按規定時間準時召開,組織會議的科室會前應準備好會議議程及i有關內容,并負責維護會議紀律。
6.參會人員準時參加會議并簽到,準備好與會議有關的資料,做好會議記錄,對要求傳達的會議內容要及時進行傳達。
7.會議涉及機密事件,所有與會者要嚴守保密制度,不得外傳泄密,否則按有關規定處理。
8.會議決議應由牽頭部門及時書面通知相關執行部門,并負責監督落實情況。

八、會議記錄
1.遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據本原則及會議議題所涉及業務的需要,臨時指定會議記錄員。
2.會議記錄員應遵守的規定。
(1)做好會議的原始記錄和考勤記錄,并整理《會議紀要》。
(2)對會議已議決事項,應在原始記錄處注明“議決”字樣。
(3)會議原始記錄與《會議紀要》最遲不超于次日呈報會議主持人審核簽名。

九、會議精神的督辦及執行
議、決策事項需要會后跟進落實的,按照部門職責分工由主辦部門跟進落實,會議主持人另有指定的,由主持人指定。
2.會議跟進的依據以會議決議及原始記錄為準。
3.辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦,定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況,并將督辦和催辦情況報告會議主持人,并將作為考核當事人工作的主要依據。
4.部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

十、會議室管理
1.管理和使用權限。
(1)會議室由相關部門負責管理,各科室如因會議需要使用會議室,須事先向有關部門申請,統籌安排。
(2)各科室應安排并控制會議室使用時間,不影響其他科室使用會議室。
(2)會議室衛生由相關部門安排人員負責打掃,在每次會議召開前后均要進行衛生打掃,做好日常保潔。
2.會議室設備管理。
(1)會議結束后會議負責人應檢查會議室各項設備與物品是否完好,并與會議室管理人員進行核對。
(2)會議室相關設備的管理、使用和維護由專人負責,其他人不得隨意操作,否則造成設備損壞應按價予以賠償。
十一、本制度經總經理審批后實施,修改時亦同。

 

 

 

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